Als ondernemer wil je nieuwe klanten een goede eerste indruk geven en ze meteen het gevoel geven dat ze in goede handen zijn. Een goede onboarding is daarbij cruciaal, maar kan ook tijdrovend zijn als je alles handmatig doet. Gelukkig kun je met automatiseringen je klant onboarding niet alleen efficiënter, maar ook professioneler maken. In deze blog deel ik praktische tips om je klant onboarding te automatiseren, zodat je zowel tijd bespaart als je klanten een fijne ervaring biedt.
1. Maak een helder stappenplan voor je onboarding
Voordat je begint met automatiseren, is het belangrijk om een helder overzicht te hebben van je onboardingproces. Welke stappen moeten nieuwe klanten doorlopen om volledig geïnformeerd en ingewerkt te zijn? Denk aan een welkomstmail, een kennismakingsgesprek, het verzamelen van gegevens of het geven van toegang tot een online omgeving. Door deze stappen duidelijk op een rij te zetten, weet je precies wat je moet automatiseren.
Mijn tip: Schrijf alle stappen in het proces op en bedenk welke informatie, acties of communicatie bij elke stap horen. Dit stappenplan is de basis voor je automatisering.
2. Gebruik automatiseringstools voor e-mails en workflows
De meeste communicatie tijdens de onboarding gebeurt via e-mails, dus het automatiseren hiervan kan je enorm veel tijd besparen. Met tools zoals ActiveCampaign, Mailchimp, of HubSpot kun je geautomatiseerde e-mailflows instellen. Denk aan welkomstmails, herinneringen, instructies, en vervolgstappen die automatisch worden verstuurd op basis van het klanttraject.
Praktische aanpak: Stel een serie geautomatiseerde e-mails in die je klanten stap voor stap begeleiden. Begin met een welkomstmail waarin je de volgende stappen uitlegt, en stuur daarna automatisch gerichte follow-up e-mails om klanten verder te helpen.
3. Maak gebruik van een klantenportaal of online omgeving
Een andere manier om je onboarding te automatiseren, is door een klantenportaal of online omgeving te gebruiken. Hier kun je al het benodigde materiaal en informatie verzamelen die je klanten nodig hebben om een goede start te maken. Dit kan variëren van een kennisbank, video’s en handleidingen, tot vragenlijsten of contactformulieren.
Mijn advies: Gebruik een platform zoals LearnDash of Huddle om een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke omgeving te creëren waarin klanten zelf op hun gemak alles kunnen doornemen en volgen.
4. Gebruik formulieren en vragenlijsten om gegevens te verzamelen
In veel gevallen moet je tijdens de onboarding essentiële gegevens van je klant verzamelen. Dit kun je eenvoudig automatiseren door gebruik te maken van slimme formulieren of vragenlijsten. Met tools zoals Typeform of Google Forms kun je formulieren instellen die automatisch informatie van je klanten verzamelen en je up-to-date houden.
Pro-tip: Stel automatische bevestigings- en bedankmails in na het invullen van een formulier. Dit laat zien dat je hun gegevens hebt ontvangen en creëert vertrouwen bij je klanten.
5. Automatiseer herinneringen en follow-up communicatie
Tijdens de onboarding is het belangrijk om regelmatig te checken of je klant zich goed voelt in het proces. Dit kun je automatiseren door automatische herinneringen en follow-up berichten in te stellen. Zo kun je klanten herinneren aan afspraken, ze laten weten hoe het gaat, of vragen of ze nog vragen of zorgen hebben.
Praktische tip: Maak gebruik van tools zoals Calendly of Tidycal om automatisch afspraken te plannen en herinneringsmails te sturen. Zo blijft de communicatie consistent en professioneel.
Conclusie: Een geautomatiseerde onboarding voor een betere klantbeleving
Het automatiseren van je klantonboarding zorgt niet alleen voor een efficiënter proces, maar ook voor een professionelere en consistenter ervaring voor je klanten. Door een helder stappenplan te maken, gebruik te maken van e-mailautomatiseringen en een online omgeving te creëren, kun je klanten soepel door het onboardingproces begeleiden. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar vergroot je ook de tevredenheid van je klanten.
Wil jij de onboarding van jouw klanten automatiseren, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Boek een strategie sessie, ik help je graag op weg!
