Automatiseren lijkt dé oplossing te zijn om tijd te besparen. Ik hoor vaak: “Als ik alles automatiseer, dan kan ik mijn aandacht op andere dingen richten.” Klinkt geweldig, toch? Dat dacht ik eerst ook.
Maar ik ontdekte al snel dat zomaar automatiseren zonder goede voorbereiding je eigenlijk alleen maar méér werk kan opleveren.
Mijn eigen ervaring met automatiseren
Toen ik net begon met automatiseren, was ik vastberaden om zoveel mogelijk processen te stroomlijnen. Ik dook meteen in tools als Zapier en dacht: “Hoe meer ik automatiseer, hoe minder ik hoef te doen.”
Maar al snel liep ik tegen een probleem aan. Mijn inbox stroomde vol met automatische e-mails en mijn takenlijst leek langer te worden in plaats van korter.
Waarom?
Omdat ik dacht dat automatiseren de oplossing was, zonder eerst te kijken of de processen die ik automatiseerde überhaupt goed werkten.
Zo zat ik ineens met een systeem vol foutmeldingen, dubbele taken en e-mails die verkeerd uit kwamen.
Het was een waardevolle les: automatiseren werkt alleen als het proces dat je automatiseert al efficiënt is.
Begin met de basis: een efficiënt proces
Een belangrijk inzicht dat ik me eigen maakte, is dat automatiseren pas echt een verschil maakt wanneer je begint met een efficiënt proces. Als je een rommelig systeem probeert te automatiseren, versnel je de rommel.
Voordat je een nieuwe tool of automatisering toevoegt, stel jezelf de volgende vragen:
1️⃣ Is het proces dat ik wil automatiseren al efficiënt?
Het lijkt misschien een open deur, maar ik weet inmiddels hoe belangrijk deze vraag is.
Toen ik eenmaal kritisch naar mijn processen keek, merkte ik dat er nogal wat ruis en dubbele stappen in zaten. Door die eerst op te schonen, kreeg ik een helder overzicht van wat er écht geautomatiseerd moest worden.
2️⃣ Wat wil ik precies bereiken met deze automatisering?
Zonder duidelijk doel wordt automatiseren een eindeloze klus. Ik wilde bijvoorbeeld meer tijd overhouden voor strategische projecten, maar ik had niet echt gedefinieerd wát ik precies wilde automatiseren en waarom. Daardoor bleef ik rondcirkelen in kleine optimalisaties die weinig effect hadden.
3️⃣ Hoe vaak komt dit proces voor in mijn bedrijf?
Sommige processen zijn dagelijkse routines, terwijl andere maar eens per maand voorkomen. Het is belangrijk om te bepalen hoe vaak een taak voorkomt om te beslissen of het de moeite waard is om te automatiseren. Zo ontdekte ik dat bepaalde taken die veel tijd leken te kosten, in werkelijkheid zelden voorkwamen. Die kun je dus beter handmatig blijven doen.
4️⃣ Zijn de huidige systemen die ik gebruik geschikt, of heb ik iets nieuws nodig?
In het begin gebruikte ik tools die ik kende, maar die eigenlijk niet ideaal waren voor mijn doelen.
Een goede automatisering vraagt soms om nieuwe systemen, en ja, dat kan een investering zijn. Maar de tijd en energie die je ermee wint, zijn het waard.
Automatiseren gaat verder dan alleen tools
Natuurlijk, Zapier en andere soortgelijke tools kunnen ontzettend veel voor je betekenen, maar slimmer werken gaat veel verder dan dat.
Het vraagt ook om vaardigheden zoals goed plannen, productief zijn, grenzen stellen, en soms zelfs taken delegeren.
Automatiseren moet deel uitmaken van een bredere strategie om efficiënt te werken, niet een snelle oplossing zijn.
Toen ik eenmaal mijn processen had opgeschoond, kon ik automatiseren echt naar een hoger niveau tillen. Ik leerde bijvoorbeeld taken te groeperen, zodat ik meerdere kleine acties in één grote ‘Zap’ kon zetten. Dat bespaart niet alleen tijd, maar maakt het ook overzichtelijker.
Evalueren en verbeteren: blijf kritisch
Een belangrijke les die ik onderweg leerde, is dat automatiseren nooit klaar is.
Je moet blijven evalueren en vragen blijven stellen: Wat gaat er goed en wat kan er beter?
Ik merkte bijvoorbeeld dat mijn automatische e-mails prima werkten, maar dat ik weinig deed met de data die ik verzamelde. Door die gegevens beter te analyseren, kon ik mijn processen nog verder optimaliseren.
Hoe begin je met automatiseren
Wil je aan de slag met automatiseren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Hier is een simpel stappenplan om je op weg te helpen:
- Inventariseer je processen: Maak een lijst van de taken die je regelmatig uitvoert.
- Kies de juiste tools: Gebruik tools die je workflow ondersteunen, zoals Zapier of bijvoorbeeld WP Fusion.
- Test en optimaliseer: Automatiseer één proces en kijk hoe het werkt. Werkt het goed? Breid dan pas verder uit.
- Documenteer je automatiseringen: Zo houd je overzicht en kun je makkelijk bijsturen als er iets verandert.
Tijd om jouw werkdag slimmer in te richten
Automatiseren kan echt een game-changer zijn, maar alleen als je het strategisch inzet.
Wil jij ook meer tijd vrijmaken voor wat er écht toe doet in jouw bedrijf?
Boek dan een strategie sessie en samen kijken we naar de processen die jij kunt automatiseren voor een efficiëntere werkdag. We zorgen ervoor dat jouw bedrijf niet alleen vandaag, maar ook op de lange termijn blijft groeien.
