Een klant van mij zat vast in een eindeloze cyclus van experimenteren met nieuwe processen, handmatig werk en veel tijdverlies. Het gevolg? Frustratie en inefficiëntie. Ze wilde het onboarden van nieuwe klanten automatiseren, maar iedere poging eindigde met fouten en extra werk. Dit proces kostte haar elke week 4 uur handmatig werk en zat vol met foutgevoelige stappen.
Hoewel ze technisch goed onderlegd was, kwam ze er alleen niet uit. De frustratie was zo groot dat ze er niet meer uit leek te komen. Dat was het moment waarop ze besloot om mijn hulp in te schakelen.
De uitdaging in kaart brengen
Toen we elkaar spraken, vroeg ik haar om een kort overzicht te maken van wat ze allemaal had geprobeerd en waar het precies misging. Hierdoor kreeg ik snel een helder beeld van haar huidige aanpak, de knelpunten en haar technische omgeving.
Het probleem bleek te liggen in de complexiteit van de handmatige stappen en het ontbreken van een overzichtelijk, geautomatiseerd systeem. Haar wens was helder: een soepel onboardingsproces, zonder menselijke tussenkomst, zodat ze zich kon focussen op haar klanten en groei.
De oplossing ontwerpen
Na de analyse ontwierp ik een nieuw, geautomatiseerd proces dat paste bij haar systemen en werkwijze. We hielden het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, zodat ze het zelf kon beheren en bijsturen wanneer dat nodig was.
Dit is wat we deden:
- Stap voor stap vereenvoudigen: Eerst haalden we de complexiteit uit het bestaande proces en braken we het op in duidelijke stappen. Zo konden we elk onderdeel afzonderlijk automatiseren.
- Slimme tools inzetten: Vervolgens integreerden we de juiste tools om ervoor te zorgen dat het onboardingsproces volledig automatisch verliep. De keuze van tools was essentieel voor de compatibiliteit met haar bestaande systemen en toekomstplannen.
- Testen, verbeteren, en live gaan: Nadat het ontwerp klaar was, testte ik het proces uitvoerig. Zodra alles naar wens was, gaf ik haar een handleiding en begeleidde ik haar bij de eerste implementatie.
Het resultaat?
De oorspronkelijke doelstelling was om die 4 uur handmatig werk per week te elimineren. Maar dankzij de automatisering bespaart ze nu zelfs tot 6 uur per week! Het hele proces verloopt nu volledig automatisch en ze kan het zelf beheren en aanpassen als dat nodig is. Bovendien is de klantervaring aanzienlijk verbeterd, wat haar bedrijf een professionelere uitstraling geeft.
Haar reactie?
“Je wilt niet weten hoe blij ik hiermee ben, ik kan wel huilen van blijdschap. Eindelijk is het opgelost en het werkt fantastisch!”
De les die we hieruit kunnen trekken?
Blijf niet te lang zelf worstelen met technische uitdagingen. Het kost je niet alleen veel tijd en frustratie, maar ook geld. Soms heb je gewoon een frisse blik en de expertise van een specialist nodig om je bedrijf écht te laten groeien. Iemand die in staat is om jouw processen te optimaliseren en te automatiseren, zodat jij kunt focussen op datgene waar jij goed in bent.
Loop jij ook vast in een proces?
Laat mij je helpen! Ik kan maatwerk workflows voor je inrichten die precies passen bij jouw behoeften. Samen zetten we jouw bedrijf op de automatische piloot, zodat jij je handen vrij hebt om te doen waar je echt blij van wordt.
Klaar voor de volgende stap? Laten we dan snel kennismaken en ontdekken wat ik voor jou kan betekenen!
